Als Kleinunternehmen oder Existenzgründer ist es wichtig, dass Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten. Bei der Steuererklärung können Sie Ihre geschäftsbezogenen Einkäufe von der Steuer absetzen und so den Gesamtbetrag, den Sie schulden, verringern - aber nur, wenn Sie darüber Buch geführt haben. Zum Glück gibt es eine Vielzahl von Optionen für die Kostenerfassung, egal ob Sie sich für eine Buchhaltungssoftware interessieren oder lieber manuell vorgehen. Was ist die Spesenerfassung für Kleinunternehmen?

Mit der Kostenerfassung für Kleinunternehmen erfassen und verwalten Sie alle geschäftsbezogenen Einkäufe, die Sie tätigen, wie z. B: Büromaterial Geschäftsreisekosten Marketing- und Werbekosten Software-Abonnements Home-Office-Möbel Eintrittskarten für Fachveranstaltungen und Kongresse In der Steuersaison betrachtet das Finanzamt viele dieser Käufe als absetzbar, so dass Sie sie in Ihrer Steuererklärung absetzen können.

Damit Sie diese Ausgaben von der Steuer absetzen können, müssen Sie jedoch einen Beleg über den Kauf in Form einer physischen oder digitalen Quittung haben. Als Kleinunternehmer, Existenzgründer, Freiberufler oder anderweitig Selbstständiger sollten Sie über Ihre Geschäftsausgaben Buch führen.

Warum Geschäftsausgaben verfolgen? Die Nachverfolgung Ihrer Geschäftsausgaben bringt viele Vorteile mit sich, darunter: 1. Senkung Ihrer Steuern für Kleinunternehmen Wenn Sie selbständig sind, wissen Sie bereits, dass der Betrag, den Sie jedes Jahr an Steuern für die Selbständigkeit zahlen müssen, erheblich sein kann.

Wenn Sie diesen Betrag verringern können, und sei es auch nur um einen kleinen Betrag, bedeutet das mehr Geld in Ihrer Tasche. Das Führen von Aufzeichnungen über Ihre abzugsfähigen Ausgaben ist eine der einfachsten und unkompliziertesten Möglichkeiten, Ihre Steuererklärung zu reduzieren. Wenn Sie Ihre geschäftlichen Belege einfach aufbewahren, können Sie viel Geld sparen.

2. Nachweis einer genauen Gewinnspanne Die Verfolgung der Ausgaben eines Kleinunternehmens hilft Ihnen auch, den Gewinn Ihres Unternehmens genauer zu ermitteln. Wenn Sie sowohl den eingehenden als auch den ausgehenden Cashflow überwachen, können Sie leichter erkennen, wie viel Ihr Unternehmen nach Abzug der Kosten einnimmt. Wenn Sie nur den Gewinn überwachen, werden Sie nie wirklich wissen, ob Ihr Unternehmen finanziell lebensfähig ist oder nicht.

3. Organisieren Sie Ihre Geschäftsunterlagen Saubere, übersichtliche und gut organisierte Geschäftsunterlagen sind der beste Weg, um das Wachstum Ihres Unternehmens über einen langen Zeitraum hinweg zu verstehen und zu verfolgen. Die Nachverfolgung der Ausgaben kann Ihnen dabei helfen: Erkennen, wo Sie Ihre Ausgaben für Kleinunternehmen senken können Erkennen, wie Ihre Kosten markt- oder saisonabhängig gestiegen oder gesunken sind Entscheiden, wann und wie Sie Ihr Unternehmen skalieren sollten Verhandeln Sie über Ausgaben oder bewerten Sie sie neu Auch Aufzeichnungen für Freiberufler sind wichtig, da sie Geschäftskosten von kundenbezogenen Ausgaben trennen, die erstattungsfähig sind.

Sollten Sie jemals mit einem Rechtsproblem im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen konfrontiert werden, können detaillierte Aufzeichnungen Ihre Argumente untermauern und zeigen, dass Sie ein ehrliches und rechtmäßiges Unternehmen führen. Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens erfassen können Bei der Wahl der Methode zur Erfassung von Ausgaben haben Sie verschiedene Möglichkeiten, von Buchhaltungssoftware und -anwendungen bis hin zu Geschäftskonten und der manuellen Erfassung von Kosten.

Wählen Sie die Methode, die für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, je nach Ihren Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren Vorlieben. 1. Buchhaltungssoftware und Apps Eine der einfachsten Methoden zur Erfassung von Ausgaben ist die Verwendung von Buchhaltungssoftware.

Viele Plattformen können eine Verbindung zu Ihrem Bankkonto herstellen, um Geschäftseinkäufe automatisch zu identifizieren und zu erfassen, und ermöglichen es Ihnen, Fotos von Belegen hochzuladen oder Ausgaben manuell einzugeben.

Zu den beliebtesten Plattformen für die Erfassung von Geschäftsausgaben gehören: FreshBooks Xero QuickBooks Expensify Wave Die meisten dieser Plattformen bieten sowohl eine Desktop-Version als auch eine mobile App, die die Erfassung von Ausgaben im Büro und unterwegs erleichtert. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben von unterwegs aus erfassen. Buchhaltungssoftware-Plattformen und -Apps eignen sich am besten für Unternehmen, die damit mehrere Aspekte ihres Geschäfts verwalten möchten, z.

B. Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Die meisten Buchhaltungsplattformen sind mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr verbunden, die in der Regel von der Steuer abgesetzt werden kann. 2. Geschäftsbankkonten Es ist ein Kinderspiel, den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben zu behalten, wenn Sie Ihre Einkäufe nur mit einer Firmenkreditkarte oder einer Debitkarte tätigen.

Auf diese Weise werden alle Ihre Einkäufe auf einem separaten Bankkonto verbucht, so dass sich Ihre Spesenabrechnungen leicht zusammenstellen, überprüfen und organisieren lassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Geschäftskonto bei einer Online-Bank wie Lili zu eröffnen, achten Sie darauf, dass es von Ihren persönlichen Finanzen getrennt bleibt.

Verwenden Sie Ihre Geschäftskreditkarte oder Debitkarte nur für geschäftliche Einkäufe. Andernfalls wird der Zweck der verschiedenen Konten zunichte gemacht. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, um Ihre geschäftlichen Finanzen zu verwalten, sollten Sie folgende Konten eröffnen: Eine Geschäftskreditkarte Ein Geschäftsgirokonto Ein Geschäftssparkonto Auf diese Weise können Sie Zahlungen von Kunden auf Ihr Girokonto einzahlen und damit Einkäufe bezahlen, die Sie mit Ihrer Firmenkreditkarte getätigt haben.

Verbleibende Geschäftseinnahmen können Sie auf Ihr Sparkonto einzahlen. Auf diese Weise sind Ihre geschäftlichen Finanzen vollständig von Ihrem Privatvermögen getrennt. 3. Manuell Wenn Sie nur eine Handvoll Kunden haben oder Ihre Ausgaben relativ gering sind, Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen es vielleicht die beste Lösung, die Dinge einfach zu halten. Die manuelle Erfassung von Ausgaben ist so einfach wie die Erstellung einer Tabelle in Microsoft Excel und die Eingabe von Ausgabendetails, wenn Sie Einkäufe tätigen.

Sie können Ihre Tabelle so detailliert oder so einfach gestalten, wie Sie möchten. Sie können zum Beispiel Artikelbeschreibungen, Daten und Beträge sowie eine Gesamtsumme vor und nach Steuern angeben. Sie können aber auch nur die Artikel und ihre Kosten auflisten. Sie können auch kostenlose Tabellenkalkulationsprogramme wie Google Sheets verwenden, wenn Sie kein Microsoft 365-Abonnement haben.

Digitale Quittungen aufbewahren Digitale Quittungen lassen sich leichter nachverfolgen als ihre Pendants auf Papier, aber wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen, Bankkonten oder Zahlungsmethoden verwenden, kann es schwierig sein, Ihre Ausgabenaufzeichnungen zu organisieren. Drei beliebte Optionen sind: 1. Software zur Ausgabenverfolgung Die meisten Apps und Plattformen zur Ausgabenverfolgung helfen Ihnen bei der Speicherung digitaler Belege, indem sie diese entweder automatisch über Ihre Kontoauszüge aufzeichnen oder Sie sie selbst hochladen lassen.

Viele Apps ermöglichen es Ihnen auch, Ihre geschäftlichen Einkäufe zu kategorisieren, so dass Sie sie bei der Erstellung Ihrer Einkommenssteuererklärung leichter eingeben und erfassen können. Obwohl Apps und Software im Vergleich zu anderen Methoden in der Regel teurer sind, nehmen sie Ihnen einen Großteil der Verwaltungsarbeit ab.

Wenn Sie also Ihre digitalen Ausgabenaufzeichnungen ohne großen Aufwand organisieren und Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen möchten, ist eine App wahrscheinlich die beste Wahl. 2. Eine effektive Methode besteht darin, eine einzige E-Mail-Adresse - vorzugsweise eine, die mit Ihrem Unternehmen verbunden Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen - zu verwenden, um alle Ihre geschäftsbezogenen Online-Einkäufe zu tätigen.

Alle digitalen Quittungen, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, werden an Ihren geschäftlichen E-Mail-Posteingang weitergeleitet. Um auch Papierquittungen zu erfassen, fotografieren oder scannen Sie sie und leiten Sie das Bild an Ihre E-Mail-Adresse weiter.

Sie können diesen Posteingang Ihrem Buchhalter oder Steuerberater direkt zugänglich machen oder Ihre Quittungen an diese weiterleiten, wenn Sie Einkäufe tätigen. Selbst wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen, macht es Ihnen das Leben leichter, Ihre steuerlich absetzbaren Ausgaben an einem Ort (und nach Datum geordnet) zu haben.

Außerdem entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten, abgesehen von dem, was Sie bereits für das Hosting Ihres E-Mail-Kontos zahlen.

3. Cloud-Speicher Die dritte Möglichkeit besteht darin, Belege zu scannen oder zu fotografieren und die Bilder in einen Cloud-Speicher Ihrer Wahl hochzuladen, z. B.: iCloud Google Drive Idrive OneDrive DropBox Für digitale Belege können Sie einen Screenshot machen, ihn als Bild speichern und manuell hochladen.

Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen

Obwohl dies nicht die bequemste Option ist, ist die Speicherung in der Cloud in der Regel kostenlos, was sie zu einer idealen Wahl für preisbewusste Menschen macht.

Papierquittungen aufbewahren Papierquittungen sind schwieriger zu verwalten als digitale Versionen, aber fast jeder Kleinunternehmer hat zumindest ein paar davon. Papierquittungen stammen in der Regel von: Restaurants Tankstellen Einkäufe in Geschäften Bareinkäufe Und leider reicht die Identifizierung der Abbuchung auf Ihrem Bankkonto nicht aus, um sicherzustellen, dass Ihr Einkauf für einen Steuerabzug für Kleinunternehmen in Frage kommt.

Sie benötigen eine Kopie der Quittung, um den Betrag, das Datum und die Einzelheiten der Ausgabe zu dokumentieren. Leider können Papierquittungen leicht verloren gehen oder beschädigt werden, daher müssen Sie sie sorgfältig aufbewahren. Bewahren Sie die physischen Kopien der Kaufbelege auf, indem Sie: 1. Scannen von Quittungen Das Scannen oder Abfotografieren von Quittungen ist die sicherste Methode, um sie aufzubewahren.

Es ist viel schwieriger, einen digitalen Beleg zu verlieren oder mit Kaffee zu verschütten als einen physischen Beleg. Wenn Sie eine Quittung verlegen oder versehentlich in die Waschmaschine stecken, haben Sie auf diese Weise ein Backup. Scannen Sie eine Quittung ein oder machen Sie ein Foto davon, sobald Sie sie erhalten, um das Risiko zu verringern, dass sie verloren geht oder beschädigt wird.

Sie brauchen nicht einmal eine kostenpflichtige App, um Quittungen zu scannen, denn es gibt eine Vielzahl von Optionen sowohl für Apple- als auch für Android-Geräte, mit denen Sie Dokumente kostenlos scannen und speichern können. 2. Verwendung eines Umschlags oder Ordners Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Quittungen in einem bestimmten Umschlag oder Ordner in Ihrem Büro oder Aktenschrank aufzubewahren. Am besten bewahren Sie die Belege nach Steuerjahr auf, damit Sie wissen, welche Belege für Ihre aktuelle Steuererklärung gelten.

Das Schwierigste an dieser Methode ist, dass Sie sich angewöhnen müssen, die Papierbelege aus Ihrer Tasche, Ihrem Portemonnaie oder Ihrer Handtasche zu nehmen und sie an den richtigen Ort zu legen. Wenn Sie sie verlieren, können Sie Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen nicht als Abschreibung geltend machen. 4 Tipps für die Kostenerfassung im Kleinunternehmen Unabhängig davon, wie Sie Ihre Ausgaben im Kleinunternehmen erfassen, gibt es Möglichkeiten, den Prozess zu optimieren, um ihn einfacher und unkomplizierter zu gestalten.

1. Trennen Sie geschäftliche und private Einkäufe Auch wenn Sie kein Geschäftskonto haben, können Sie geschäftliche und private Ausgaben getrennt erfassen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie gehen zu Costco und kaufen dort Lebensmittel für Ihre Familie und gleichzeitig Büroartikel für Ihr Unternehmen. Anstatt einen Großeinkauf zu tätigen, sollten Sie Ihre Einkäufe in zwei Transaktionen aufteilen - eine für Ihre Haushaltsartikel und eine für Ihre geschäftlichen Einkäufe.

Auf diese Weise ist es viel einfacher, den Gesamtbetrag Ihrer Abschreibung einschließlich Steuern, Gebühren oder Rabatten zu berechnen, als wenn Sie versuchen müssten, die Informationen aus einer größeren Rechnung zu extrahieren.

2. Verlangen Sie Quittungen Wenn Sie Ihre Ausgaben für geschäftliche Zwecke verfolgen, sollten Sie sich angewöhnen, nach Quittungen zu fragen (und diese aufzubewahren). Das gilt für alle Einzelhändler, die keine digitalen Quittungen ausstellen, wie Tankstellen und Restaurants. Als Kleinunternehmer müssen Sie sich angewöhnen, nach Quittungen zu fragen und sie aufzubewahren, bis Sie die Möglichkeit haben, sie zu scannen oder sicher aufzubewahren. Jede Quittung, nach der Sie nicht fragen, ist eine Ausgabe, die Sie bei der Wie Sie die Ausgaben Ihres Kleinunternehmens für Steuerabzüge nachverfolgen nicht geltend machen können.

Selbst wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Kauf als Geschäftsausgabe absetzbar ist, ist es besser, nach einer Quittung zu fragen und danach mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater zu sprechen, als sich einen möglichen Abzug entgehen zu lassen. 3. Besorgen Sie sich digitale Quittungen Viele Einzelhändler bieten sowohl digitale als auch physische Quittungen an.

Entscheiden Sie sich, wann immer möglich, für eine digitale Quittung. Sie sind einfacher zu dokumentieren, nachzuverfolgen und aufzubewahren als Papierquittungen. Da Geschäfte digitale Quittungen an eine E-Mail-Adresse senden, sollten Sie für geschäftliche Einkäufe eine eigene E-Mail-Adresse verwenden. So bleibt Ihr persönlicher Posteingang sauber und Ihre geschäftlichen Ausgaben sind an einem Ort.

4. Organisieren Sie Ihre Ausgabenbelege. Ordnen Sie Ihre Steuerabzugsbelege nach Jahr, Kategorie und Posten, damit Sie Ihre Steuererklärung einfach und stressfrei einreichen können. Wenn Sie die Belege für Ihre Einkäufe geordnet aufbewahren, ist es viel einfacher, sie später zu sortieren und zu berechnen.

Und wenn Sie einen Steuerberater mit der Steuererklärung beauftragen, wird dieser eine übersichtliche und saubere Kostenaufstellung zu schätzen wissen.

Schlusswort Steuerabzüge sind für Kleinunternehmer wichtig. Sie können jedoch keine Abzüge geltend machen, wenn Ihre geschäftlichen Einkäufe nicht ausreichend erfasst und dokumentiert sind.

Die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben mithilfe von Buchhaltungssoftware, Geschäftskonten oder manuell hilft Ihnen, Ihre Einkäufe nachzuweisen, die Kosten im Griff zu behalten und Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen. Bewahren Sie Kopien sowohl von Papier- als auch von digitalen Quittungen auf, um Ihre nächste Steuererklärung kostengünstiger und einfacher zu gestalten.


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